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La gestione del tempo

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Hai spesso l’impressione che il tempo a tua disposizione sia troppo poco? Raramente riesci a portare a termine tutte le attività che ti eri prefissato? Eppure il tempo è una delle risorse più preziose che abbiamo e una volta sprecato non è più possibile recuperarlo. In questo articolo ti illustrerò una serie di tecniche e strategie per gestire al meglio questa risorsa preziosa. Essendo stato per gran parte della mia vita un pigrone per natura… ho avuto la “fortuna” di poter catalogare gli errori più comuni nella gestione del tempo. Io li ho fatti tutti Alcuni errori comuni nella gestione del tempo aumentano significativamente la probabilità di procrastinazione. Correggere questi errori può spesso eliminare o almeno ridurre pesantemente la cattiva abitudine di rimandare le cose. La cosa migliore è che questi errori di solito sono facili da risolvere. Quello che ti serve sono tecniche per una migliore gestione del tempo, strategie e pratica.

ECCO I 6 ERRORI PIÙ COMUNI NELLA GESTIONE DEL TEMPO:

Errore n. 1 – Mischiare grandi progetti con piccole azioni nella stessa lista di cose da fare.

Molte persone mettono nella stessa lista di cose da fare piccole azioni e grandi progetti, ma questo aumenta le probabilità di procrastinazione.

Ecco un esempio di lista di cose da fare sbagliato:
– Chiamare Franco per sapere se l’aula A sarà disponibile.
– Scrivere il discorso per la presentazione
– Inserire delle immagini nella presentazione PowerPoint
– Organizzare il materiale da presentare
– Sviluppare nuove idee per il marketing

Questa lista include piccole azioni come “chiamare Franco” e “inserire delle immagini nella presentazione PowerPoint” e grandi azioni come “scrivere il discorso per la presentazione”.

Quello che solitamente succede quando si mischiano piccole azioni con grandi obiettivi è che i secondi non vengono portati a termine. Il motivo per cui ciò avviene è che i grandi progetti appaiono troppo opprimenti e finisci per rimandarli scegliendo di fare i compiti più piccoli e più facili.

Non potendo infatti completare dei progetti considerevoli in singoli passi (step), è facile che questi creino molta resistenza quando contrapposti con azioni più piccole della stessa lista.

Una soluzione efficace per evitare di rimandare il compito o sentirti sopraffatto da esso è quindi quella di spezzettare il progetto in piccoli step.

Errore n. 2 – Non identificare azioni concrete da intraprendere.

Un altro errore in cui potresti incappare è quello di definire degli step troppo astratti con il rischio di non sapere bene cosa fare per portare avanti il tuo progetto e il conseguente risultato di rimandare.

Le azioni che intraprendi non devono essere solo piccole ma anche concrete.

Se l’azione è troppo astratta potresti sentire una resistenza al solo pensiero di iniziare il progetto.
Questo significa che dovresti rimpiazzarla con un’azione fisica concreta; qualcosa che puoi realmente fare piuttosto che qualcosa d’intangibile che puoi solo pensare, analizzare o ragionare.

Per esempio, se la tua prossima azione è “pensare al titolo per il mio libro” questo passaggio potrebbe non essere abbastanza “fisico” per intraprendere un’azione efficace. Quindi, puoi cambiare “pensare a…” con l’azione fisica più concreta di “scrivere diversi titoli per il mio libro”.

Una cosa che puoi fare è chiederti: “Qual è la prima azione concreta che posso fare per iniziare questo progetto?” Per esempio, potrebbe essere “scrivere il titolo del libro”.

Errore n- 3 – Non programmare un tempo specifico per fare il lavoro.

Come già detto nell’articolo sulla procrastinazione, usare la Tecnica della Specificazione quando stai per intraprendere un’azione riduce significativamente la tendenza a procrastinare.
Se hai evitato gli errori 1 e 2 probabilmente hai già identificato cosa devi fare (l’azione concreta) per portare avanti il tuo progetto. Ora devi specificare: quando, per quanto tempo e come.

1. Decidi quando. Puoi programmare le azioni concrete che hai identificato precedentemente segnandole sul calendario. In questo modo ti stai impegnando a dedicare del tempo al tuo progetto e stai eliminando la possibilità di farti distrarre da altri impegni o attività. Un’altra strategia utile è usare una Time Chart, cioè un programma settimanale in cui distribuire blocchi di tempo per diverse attività, come fitness, famiglia, divertimento, relax e pause invece di appuntamenti specifici.

2. Per quanto tempo. Una Tecnica utile alla gestione del tempo è quella del “Time boxing”. È una tecnica psicologica dove t’imposti un blocco di lavoro con un chiaro inizio e fine. Questa tecnica riduce la procrastinazione perché è molto più facile impegnare un tempo stabilito (come 15, 30 o anche 60 minuti) piuttosto che lavorare senza un tempo preciso. Puoi partire con blocchi di 15 minuti e aumentare gradualmente fino ad arrivare a 60 minuti. 60 minuti è la durata ideale perché è un tempo sufficiente per essere produttivi senza correre il rischio di stancarsi o distrarsi.

3. Come fare? Potrebbe esserti utile utilizzare delle schede di attività giornaliere da compilare e da marcare ogni volta che hai completato un compito. In queste schede viene anche indicata la priorità del compito in una scala di A-B-C. in cui A rappresenta la priorità assoluta, B intermedia…

Errore n. 4 – Non programmare un momento di stacco e divertimento.

Puoi lavorare senza sosta per tutto il giorno da bravo stacanovista ma la tua efficacia ne risentirà. Infatti, non programmare dei momenti di pausa e divertimento può portare alla procrastinazione per diverse ragioni.

La principale è che senza il giusto tempo di pausa la tua energia e produttività vanno calando velocemente e questo può portare a procrastinare su progetti complessi e difficili. La soluzione è programmare piccoli break di 30-45 minuti durante la giornata, ogni 2-3 ore.

Un’altra ragione per cui non programmare dei momenti di break e divertimento può portare alla procrastinazione è che essa rafforza l’atteggiamento mentale “Tutto quello che faccio è lavorare… lavorare… lavorare” . Uno degli atteggiamenti mentali tipici della scarsa produttività e motivazione al lavoro.

Ma se incorpori divertimento, pause e altre attività di ripresa nel tuo programma è più difficile che tu incappi in un atteggiamento demotivante e controproducente.

Una facile soluzione è semplicemente programmare del tempo per le pause e il divertimento direttamente sul tuo calendario. Puoi anche usare un colore diverso per farle risaltare.

Quando sei stanco o ti senti giù questo significa che hai bisogno di una pausa. Prenditi qualche minuto per mangiare qualcosa, vai a fare due passi e prendi una boccata d’aria fresca, prenditi un gelato o guardati un video divertente.

Errore n. 5 – Provare a ricordare a mente le cose da fare.

Questo errore può facilmente portare alla procrastinazione perché semplicemente ti dimentichi di fare quello che desideri. La tua mente è uno dei posti peggiori per tenere traccia degli appuntamenti, impegni e cose da fare. La tua memoria è molto più brava a ricordare “grandi immagini” e fare connessioni tra idee e concetti piuttosto che ricordare piccoli dettagli. È molto meglio usare un calendario, delle scalette o delle liste di cose da fare per tenere traccia di queste cose piuttosto che provare a tenerle a mente.

È quindi importante scriversi gli obiettivi e le attività da fare; un obiettivo scritto è chiaro, focalizzato e ti dà una direzione.

Errore n. 6 – Pensare che il multitasking sia utile.

Provare a fare troppe cose in una volta, specialmente molti impegni urgenti e progetti importanti (che avrebbero bisogno di più tempo per essere fatti nel modo giusto) è un segnale di cattiva gestione del tempo.

Facevo spesso l’errore di scrivere email e nello stesso momento parlare al telefono pensando che avrei sbrigato il doppio delle cose nella metà del tempo.

Ma in verità quando usiamo il multitask impieghiamo il 20-40% di tempo in più a finire un compito rispetto a quando non lo usiamo. Inoltre entrambi i compiti vengono svolti in modo mediocre… risultato: le email erano piene di errori e i clienti erano scocciati quando ogni tanto mi distraevo.

Quindi è meglio dimenticarsi il multitask è focalizzarsi su un compito alla volta, in questo modo produrrai lavoro di alta qualità.

Per concludere

Opps, dimenticavo… se lavori al pc anche le 27 finestre di Windows tenute simultaneamente aperte possono essere molto nocive per la gestione del tuo tempo; è facile infatti ritrovarsi a saltellare da finestra a finestra mentre si sta svolgendo una determinata azione. Ora infatti chiudo l’ultimaSmile

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